Đề xuất Giai đoạn 1

Pilot AI đa phòng ban trong 2 tháng cho Khải Hoàn Land

Xây workflow AI thực chiến cho Marketing, Sales và Phát triển dự án/Kiến trúc sư; tạo output thật, template dùng lại, evidence nghiệm thu và AI Champion nội bộ để làm cơ sở mở rộng ở Giai đoạn 2.

Phòng ban trọng yếu

Tháng triển khai pilot

6–9

Use case ưu tiên

Slide 02 · Trọng tâm Giai đoạn 1

Mục tiêu điều hành và giá trị kỳ vọng

Giai đoạn 1 được thiết kế như một pilot AI thực chiến cho chuỗi tạo doanh thu, không phải một khóa đào tạo AI đại trà.

Phòng ban	Giá trị kỳ vọng sau 2 tháng
Marketing	Có bộ template nội dung, creative brief và thông điệp dự án dùng lại được.
Sales	Có bộ kịch bản tư vấn, follow-up và xử lý từ chối được chuẩn hóa.
Phát triển dự án / Kiến trúc sư	Có bộ mẫu research note, concept brief và tài liệu chuyển hóa thông tin kỹ thuật cho Marketing/Sales.

Kết quả cần đạt: Khải Hoàn Land có bộ workflow AI, prompt, template, checklist, output mẫu, evidence và AI Champion nội bộ cho từng phòng ban để làm cơ sở quyết định mở rộng ở Giai đoạn 2.

Slide 03 · Lợi ích thực tế

Lợi ích trực tiếp cho hệ thống vận hành

Có tài sản vận hành, không chỉ có lớp học

Thay vì chỉ đào tạo kiến thức AI, Giai đoạn 1 tạo ra các tài sản dùng được trong công việc:

Workflow AI theo từng use case cụ thể.
Prompt và template chuẩn.
Checklist kiểm tra output và output mẫu đã review.
Evidence folder để nghiệm thu.
AI Champion nội bộ để duy trì sau pilot.

Chuẩn hóa cách phối hợp liên phòng ban

AI không chỉ hỗ trợ từng cá nhân, mà giúp chuẩn hóa luồng thông tin:

Phát triển dự án/Kiến trúc sư → Marketing → Sales → Khách hàng.
Thông tin dự án được diễn giải nhất quán hơn.
Marketing có nguyên liệu tốt hơn để làm nội dung.
Sales có kịch bản rõ hơn để tư vấn.
Giảm tình trạng mỗi phòng hiểu và truyền đạt dự án theo một cách khác nhau.

Slide 04 · Phạm vi & Tiêu chí

Phạm vi pilot và nguyên tắc chọn use case

Quy mô pilot: 31–40 người

Marketing 1 AI Champion làm đầu mối triển khai.

8–10 người

Sales 1 AI Champion làm đầu mối triển khai.

15–20 người

Phát triển dự án / Kiến trúc sư 1 AI Champion làm đầu mối triển khai.

8–10 người

Mỗi phòng chọn tối đa 2–3 use case ưu tiên. Các nhu cầu phát sinh sẽ được ghi nhận vào backlog để đánh giá cho Giai đoạn 2.

6 tiêu chí chọn use case

Tần suất cao: Công việc diễn ra hằng ngày hoặc hằng tuần.

Có output rõ: Tạo ra bài viết, kịch bản, brief, checklist hoặc tài liệu.

Có người duyệt: Có Champion hoặc trưởng nhóm xác nhận chất lượng.

Có thể chuẩn hóa: Có thể biến thành prompt, template và checklist.

Rủi ro dữ liệu thấp: Không cần sử dụng dữ liệu nhạy cảm chưa được phê duyệt.

Có khả năng dùng lại: Người khác trong team có thể áp dụng lại.

Slide 05 · Danh sách gợi ý

Use case đề xuất ban đầu cho từng nhóm

Danh sách cuối cùng sẽ được chốt sau bước khảo sát hiện trạng với AI Champion và trưởng phòng liên quan.

Marketing

Sản xuất nội dung

Tạo nội dung truyền thông theo dự án.
Tạo creative brief cho designer, video editor hoặc agency.
Chuyển thông tin dự án thành nhiều format hỗ trợ bán hàng.

Mục tiêu: Tăng tốc độ sản xuất nội dung và giảm vòng sửa yêu cầu.

Sales

Chuẩn hóa tư vấn

Kịch bản tư vấn theo chân dung khách hàng.
Follow-up theo trạng thái khách hàng.
Xử lý từ chối: giá, pháp lý, vị trí, tiến độ, tài chính.

Mục tiêu: Tăng tính nhất quán khi tư vấn, follow-up và chăm sóc khách hàng.

Phát triển dự án / KTS

Research & Concept

Research note về khu vực, khách hàng, xu hướng và đối thủ.
Concept brief hoặc design narrative.
Chuyển tài liệu kỹ thuật thành ngôn ngữ dễ hiểu cho Marketing/Sales.

Mục tiêu: Làm rõ câu chuyện dự án và giảm đứt gãy thông tin liên phòng ban.

Phần 2

Framework triển khai Giai đoạn 1

Lộ trình 6 bước để đưa AI vào công việc thực tế trong 2 tháng, từ khảo sát hiện trạng đến nghiệm thu và đề xuất scale.

Slide 07 · Lộ trình triển khai

6 bước đưa AI vào workflow thực tế

Khảo sát hiện trạng

Xác định công việc lặp lại, điểm nghẽn, output hiện tại, dữ liệu đầu vào, người duyệt và rủi ro dữ liệu của từng phòng.

Chọn use case ưu tiên

Làm việc cùng AI Champion và trưởng phòng để chốt 2–3 use case đủ tiêu chuẩn triển khai.

Thiết kế workflow AI

Thiết kế luồng công việc: đầu vào → AI tạo bản nháp → human review → bản cuối → lưu evidence.

Xây template và checklist

Chuẩn bị prompt chuẩn, input form, output template, review checklist và ví dụ mẫu.

Training và thực hành pilot

Đào tạo chuyên sâu cho AI Champion và huấn luyện thực hành theo use case cho team pilot.

Nghiệm thu và đề xuất scale

Đánh giá use case, tổng hợp evidence, xuất báo cáo Giai đoạn 1 và đề xuất roadmap Giai đoạn 2.

Slide 08 · Bước 5: Training và thực hành pilot

Training 2 tầng: từ AI Champion đến team pilot

Đảm bảo chất lượng triển khai và hình thành năng lực nội bộ để duy trì sau pilot.

Lucas / AI Lead → AI Champion từng phòng → Team pilot từng phòng

Training chuyên sâu cho AI Champion

Mỗi phòng ban có 1 Champion làm đầu mối triển khai.

Hiểu mục tiêu và phạm vi Giai đoạn 1.
Chọn và quản lý 2–3 use case đã chốt của phòng.
Nắm luồng vận hành workflow AI.
Sử dụng prompt, template và checklist.
QA output cấp 1: dùng được, cần chỉnh, chưa dùng được.
Thu evidence và báo cáo tiến độ.

Training thực hành cho team pilot

Thực hành tạo output thật, không học lý thuyết AI dàn trải.

Nắm quy định sử dụng dữ liệu trong công việc.
Biết cách dùng prompt/template đúng cấu trúc.
Biết kiểm tra và tinh chỉnh output trước khi dùng.
Biết nộp evidence đúng quy trình.
Thực hành trực tiếp theo use case của phòng.

Sau training, team pilot thực hành tạo output thật. AI Champion hỗ trợ thu evidence, lọc lỗi cơ bản và tổng hợp vấn đề. Lucas review các mẫu đại diện để cập nhật template, checklist và hướng dẫn triển khai tiếp.

Slide 09 · Tiêu chuẩn nghiệm thu

Điều kiện hoàn thành Giai đoạn 1

Nhóm tiêu chí	Definition of Done
Phạm vi	Có danh sách nhân sự pilot của 3 phòng ban.
Champion	Mỗi phòng có 1 AI Champion làm đầu mối.
Use case	Mỗi phòng chọn tối đa 2–3 use case ưu tiên.
Workflow	Mỗi use case có workflow AI gồm đầu vào, bước dùng AI, chuẩn đầu ra và bước kiểm tra.
Template	Có prompt, input form, output template và review checklist cho từng use case.
Training	Champion và team pilot được hướng dẫn theo đúng vai trò.
Output thật	Có output công việc thật được tạo bằng AI.
Evidence	Có folder lưu prompt, output AI, bản chỉnh sửa, người nộp, người duyệt và trạng thái sử dụng.
Xác nhận	Champion hoặc trưởng phòng xác nhận output/template có thể dùng tiếp hoặc chỉnh để dùng tiếp.
Báo cáo	Có báo cáo kết quả, vấn đề, giới hạn và đề xuất Giai đoạn 2.

Slide 10 · Vận hành & Tiến độ

Chỉ số kiểm soát và timeline 2 tháng

KPI vận hành

Đo mức độ hình thành năng lực vận hành AI, không đo bằng thay đổi thứ hạng Sales.

Số phòng có AI Champion: 3/3 phòng.
Số use case được chốt: 6–9 use case.
Số workflow được thiết kế tương ứng số use case.
Số bộ prompt/template/checklist tương ứng số use case.
Tỷ lệ tham gia training của team pilot.
Tỷ lệ nộp output và số evidence được lưu.
Tỷ lệ output dùng được hoặc chỉnh để dùng.
Số use case đủ tốt để đề xuất scale.

Timeline 8 tuần

Tuần 1: Kickoff, chỉ định Champion, khảo sát hiện trạng.
Tuần 2: Chọn use case và chốt tiêu chuẩn đầu ra.
Tuần 3: Thiết kế workflow và template bản 1.
Tuần 4: Training Champion và team pilot.
Tuần 5–6: Thực hành tạo output thật, lưu evidence.
Tuần 7: Chuẩn hóa tài sản, template bản cuối, ví dụ tốt.
Tuần 8: Nghiệm thu, báo cáo Giai đoạn 1 và roadmap Giai đoạn 2.

Slide 11 · Ma trận vận hành

Phân bổ trách nhiệm và nguyên tắc vận hành

AI Lead / Lucas Thiết kế framework, workflow, template, training, review mẫu đại diện và báo cáo nghiệm thu.

AI Champion Thu nhu cầu, hỗ trợ team thực hành, thu evidence, lọc lỗi cơ bản và báo cáo tiến độ.

Trưởng phòng Chốt use case, duyệt chuẩn đầu ra và xác nhận tính phù hợp chuyên môn của output.

Nhân sự pilot Tham gia training, áp dụng AI vào công việc thật và nộp evidence theo hướng dẫn.

AI hỗ trợ tăng tốc và chuẩn hóa quá trình tạo output, nhưng không thay thế vai trò phê duyệt chuyên môn của từng phòng ban.

Slide 12 · Nguyên tắc vận hành Giai đoạn 1

Giữ trọng tâm để pilot có kết quả rõ trong 2 tháng

1. Tập trung vào use case đã chốt

Trong 2 tháng đầu, mỗi phòng ban tập trung vào tối đa 2–3 use case đã thống nhất với AI Champion và trưởng phòng. Các nhu cầu phát sinh sẽ được ghi nhận vào backlog để đánh giá cho Giai đoạn 2.

2. Ưu tiên đào tạo cách làm

Vai trò của AI Lead là thiết kế framework, hướng dẫn cách dùng AI, xây workflow, chuẩn hóa template/checklist, review mẫu đại diện và tổng hợp báo cáo nghiệm thu.

3. Phòng ban vẫn là owner chuyên môn

Marketing chịu trách nhiệm nội dung truyền thông. Sales chịu trách nhiệm tư vấn, follow-up và chăm sóc khách hàng. Phát triển dự án/Kiến trúc sư chịu trách nhiệm nội dung chuyên môn dự án.

4. Chỉ số kinh doanh đánh giá sau pilot

Giai đoạn 1 tập trung vào use case, workflow, template, output thật, evidence, adoption và AI Champion. Các chỉ số như doanh số, tỷ lệ chuyển đổi hoặc hiệu quả chiến dịch sẽ được xem xét ở Giai đoạn 2 khi có dữ liệu đủ rõ.

Slide 13 · Kết luận chiến lược

Xây nền móng vận hành AI vững chắc trước khi mở rộng

Sau 2 tháng, hệ thống sẽ trả lời được:

AI đang tạo giá trị rõ nhất ở phòng ban nào?
Use case nào đủ tốt và an toàn để nhân rộng?
Quy trình phối hợp liên phòng ban đã rõ hơn chưa?
Điều kiện nào cần bổ sung để triển khai Giai đoạn 2?

Giai đoạn 1 không nhằm chứng minh AI bằng những lời hứa lớn. Chúng ta chứng minh bằng tài sản vận hành cụ thể, bằng chứng sử dụng thật và khả năng duy trì bên trong từng phòng ban.

Tóm lại, cách tiếp cận là:

Chọn ít use case nhưng làm thật — Có Champion chuyên trách — Workflow chuẩn — Output thật — Evidence rõ — Sẵn sàng cho Giai đoạn 2.

Lucas Đặng – Giám đốc AI

Vui lòng nhập password